Informationen für Geschäftspartner zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Informationen für Geschäftspartner der HCS Group GmbH in Europa zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gem. § 13 DSGVO

Die HCS Group GmbH und ihre verbundenen Unternehmen („HCS“) verpflichten sich, bei der Verarbeitung personenbezogener Daten die Privatsphäre ihrer Geschäftspartner zu schützen. Mit den folgenden Informationen möchten wir Sie als Kunden, Geschäftspartner, Lieferant oder Interessent bzw. als Ansprechpartner eines Geschäftspartners, Lieferanten oder Interessenten über unsere Handhabung der Erhebung, Verwendung und Weitergabe von persönlichen Daten informieren.

I. Zuständigkeiten und Kontaktdaten

Der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten ist:

HCS Group GmbH
Schlengendeich 17
21107 Hamburg
E-Mail: datenschutz@h-c-s-group.com

Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:

CTM-COM GmbH
Ansprechpartner: Daniel Ziemens
Marienburgstraße 27
64297 Darmstadt
Tel.: 06154-57605111
E-Mail: datenschutz@ctm-com.de

 

II. Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

  1. Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt, soweit dies zur Vertragsanbahnung oder -durchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) oder für die Wahrung der berechtigten Interessen von HCS (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erforderlich ist, unter anderem, zum Abschluss oder zur Durchführung von Verträgen und anderen Geschäftsbeziehungen (einschließlich zur Abwicklung von Kaufaufträgen, Lieferungen oder Zahlungen) oder zur Erstellung oder Beantwortung von Angebotsanfragen, zur Festlegung der Bedingungen des Vertragsverhältnisses und im Hinblick auf Produktentwicklungsaktivitäten.

Die Rechtsgrundlage für die Einholung von Einwilligungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer Leistungen und Durchführung vertraglicher Maßnahmen sowie Beantwortung von Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für den Fall, dass lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person eine Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich machen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO als Rechtsgrundlage.

  1. Datenkategorien

HCS verarbeitet personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen sowie im Rahmen von Beauftragungen durch Sie, von Ihren Kunden, Lieferanten oder Interessenten erhalten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlichen Verzeichnissen und amtlichen Bekanntmachungen und anderen allgemein zugänglichen Quellen zulässigerweise gewinnen oder die uns von Vertragspartnern zur Verfügung gestellt werden.

Relevante personenbezogene Daten für die Abwicklung von Geschäftsbeziehungen sind neben den Personalien beziehungsweise Stammdaten (Name, Adresse, zugehöriges Unternehmen, Funktion und Kontaktdaten) die Daten aktueller und früherer Aufträge, Zahlungs- und Abrechnungsdaten, Nutzungsdaten und -protokolle sowie Werbe- und Vertriebsdaten und mit den genannten Kategorien vergleichbare Informationen.

III. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten

Innerhalb unseres Unternehmens/der verbundenen Unternehmen erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten sowie des berechtigten Interesses benötigen. Auch von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu diesen Zwecken Daten erhalten. Diese Auftragsverarbeiter sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Marketing, Rechts- und Steuerberatung, Inkassounternehmen, Wirtschaftsprüfung, Buchhaltung.

An Dritte zur eigenen Nutzung geben wir Ihre Daten nur, wenn und soweit eine Einwilligung vorliegt oder vertragliche und/oder gesetzliche Regelungen dies vorsehen. Dritte im vorstehenden Sinn sind öffentliche Stellen/Behörden und privatwirtschaftliche Unternehmungen. Darüber hinaus können wir, soweit rechtlich zulässig, Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder im Unternehmensinteresse an Behörden (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden oder Strafverfolgungsbehörden) und Gerichte im In- und Ausland übermitteln.

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet statt im Rahmen von Aufgaben bestimmter Dienstleister, die ihren Firmensitz oder Mutterkonzern in einem Drittstaat haben können. HCS hat mit diesen Dienstleistern vertraglich vereinbart, dass diese selbst und die von diesen beauftragten Subunternehmen das europäische Datenschutzniveau und das europäische Datenschutzrecht einzuhalten haben.

IV. Ihre Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, Informationen über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen sowie Widerspruch gegen jegliche Art der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wie unter Punkt II. dargelegt, einzulegen und Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten.

Zudem haben Sie das Recht jede datenschutzrechtliche Einwilligung, die Sie gegenüber unserem Unternehmen abgegeben haben, jederzeit zu widerrufen. Bei Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der auf ihrer Grundlage bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.

Gerne können Sie sich an die E-Mail-Adresse datenschutz@h-c-s-group.com  wenden, um Ihre Rechte wahrzunehmen.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzureichen.

V. Löschung von Daten

Die von HCS verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der Art. 17 und 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer Verarbeitung eingeschränkt. Die bei uns gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

Das vorliegende Schreiben dient lediglich Ihrer Information. Sie müssen keine Maßnahmen veranlassen. Sollten Sie Fragen, Anmerkungen oder Vorschläge zu diesem Informationsschreiben oder zu unserem Umgang mit dem Datenschutz haben, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.

Juli 2023