Informations à l’attention des partenaires commerciaux européens de HCS Group GmbH concernant le traitement des données personnelles conformément à § 13 RGPD
HCS Group GmbH ainsi que toutes les sociétés qui y sont affiliées (« HCS ») se font un devoir de protéger la sphère privée de leurs partenaires commerciaux à l’occasion des traitements visant les données personnelles. Les développements qui suivent ont pour but de vous donner toutes les informations utiles que vous soyez client, partenaire commercial, fournisseur, partie intéressée ou interlocuteur d’un partenaire commercial en ce qui concerne la manière dont nous collectons, utilisons et transmettons les données personnelles.
I. Structures responsables et coordonnées
Le responsable en ce qui concerne vos données personnelles est :
HCS Group GmbH
Schlengendeich 17
21107 Hamburg/Allemagne
E-Mail: datenschutz@h-c-s-group.com
Les coordonnées du responsable en matière de protection des données sont :
CTM-COM GmbH
Marienburgstraße 27
64297 Darmstadt /Allemagne
Tel.: 06154-57605111
E-Mail: datenschutz@ctm-com.de
II. Utilisation de vos données personnelles
- Finalité du traitement de vos données personnelles et base juridique
Le traitement de vos données personnelles est opéré dans la mesure où la conclusion ou l’exécution d’un contrat (art. 6 par. 1 al. b) ou la défense des intérêts légitimes de HCS (art. 6 par. 1 al. f RGPD) l’exigent, entre autres pour la finalisation ou l’exécution de contrats et d’autres relations commerciales (y compris pour la bonne fin des ordres d’achats, des livraisons ou des paiements) ou pour élaborer une demande d’offre ou pour y répondre, pour déterminer les conditions contractuelles liant les parties et tout ce qui vise les activités en relation avec le développement des produits.
La base juridique relative à l’octroi des consentements est l’art. 6 par. 1 al. a et l’art. 7 RGPD, la base juridique qui asseoit le traitement afin d’assurer nos prestations et l’exécution des clauses contractuelles ainsi que la réponse aux questions est l’art. 6 par. 1 al. b RGPD, la base juridique pour le traitement visant à satisfaire nos obligations légales est l’art. 6 par. 1 al. c RGPD, et la base juridique pour la défense de nos intérêts légitimes est l’art. 6 par. 1 al. f RGPD. Dans l’hypothèse où les intérêts vitaux de la personne concernée ou de toute autre personne physique exigent de recourir au traitement de données personnelles, l’art 6 par. 1 al. d RGPD constitue la base juridique ad hoc.
- Classification des données
HCS procède au traitement des données personnelles dans le cadre de nos relations commerciales ainsi que dans le cadre de mandats délivrés par vous-même, vos clients, fournisseurs ou parties intéressées. En outre nous procédons au traitement des données personnelles légalement issues de registres publics ou de notifications officielles qui ont été mises à notre disposition par des parties contractuelles.
Les données personnelles significatives pour le bon déroulement des relations commerciales sont, outre les données principales en matière d’identité (nom, adresse, entreprise d’appartenance, fonction et coordonnées), celles qui visent les ordres actuels et antérieurs, les paiements et la facturation, l’utilisation et les protocoles ainsi que celles concernant la publicité et la distribution et les informations de même nature qui sont relatives aux catégories ainsi mentionnées.
III. Destinataire de vos données personnelles
Les services de notre entreprise/nos entreprises affiliées qui ont accés à vos données sont ceux qui en ont besoin pour satisfaire aux obligations contractuelles et légales ou à celles visant notre intérêt légitime et justifié. Nos sous-traitants (art. 28 RGPD) peuvent être destinataires de vos données pour satisfaire à ces objectifs. Ces sous-traitants sont des entreprises dans les secteurs des services informatiques, logistique, imprimerie, télécommunication, marketing, conseil juridique et fiscal, recouvrement, audit des comptes, tenue de la comptabilité.
Nous ne transmettons vos données à des tiers afin qu’ils l’utilisent eux-mêmes que dans la mesure où un consentement a été formulé et que des dispositions légales ou contractuelles le prévoient. Les tiers au sens de ce qui précèdent s’entendent d’autorités ou d’organismes publics et d’entreprises su secteur privé. De plus, dans le respect des dispositions légales, nous pouvons transmettre vos données personnelles à des autorités publiques (par exemple des organismes de sécurité sociale, des administrations fiscales ou des autorités judiciares) ainsi qu’à des tribunaux situés sur le territoire national ou à l’étranger si la satisfaction de dispositions légales l’exige ou si l’intérêt de l’entreprise est en jeu.
Une transmission des données à des structures situées dans des états hors de l’union européenne (désignés par le vocable d’états tiers) trouve à s’appliquer en ce qui concerne les tâches de certains prestataires dont le siège ou la maison mère se trouve dans un état tiers. HCS a convenu par contrat avec ces prestataires qu’elles-mêmes ainsi que les entreprises sous-traitantes qu’elles ont missionnées sont tenues de respecter le niveau européen de protection des données ainsi que le droit européen applicable en l’espèce.
IV. Vos droits
Conformément à la loi vous avez le droit de recevoir toutes informations concernant vos données personnelles, de faire corriger ou supprimer vos données personnelles, de demander une restriction visant le traitement et de formuler une objection à l’encontre de toute forme de traitement de vos données personnelles ainsi qu’il est exposé au point II et d’obtenir vos données personnelles.
En outre, vous avez le droit de révoquer à tout moment tout consentement en matière de protection des données que vous avez donné à notre entreprise. La révocation du consentement n’affecte pas la légalité du traitement effectué sur la base de celui-ci jusqu’à la révocation.
Vous pouvez volontiers vous adresser à l’adresse e-mail dataprivacy@h-c-s-group.com pour faire valoir vos droits.
En outre vous pouvez déposer un recours auprès d’une autorité de surveillance.
V. Suppression de données
Conformément aux articles 17 et 18 RGPD les données traitées par HCS peuvent être supprimées ou faire l’objet d’un traitement restrictif. Les données sauvegardées chez nous sont supprimées dès lors qu’elles ne sont plus nécessaires au regard de la satisfaction de l’objectif et qu’aucune disposition légale en matière d’obligations de conservation ne s’y oppose. Si les données ne sont pas supprimées pour satisfaire aux obligations légales leur traitement fait l’objet de restrictions, ce qui veut dire que les données sont bloquées et ne font pas l’objet d’autres traitements pour satisfaire à d’autres objectifs. Cela s’applique en particulier aux données qui doivent être conservées pour des motifs légaux en matière de droit fiscal ou droit commercial.
Ces développements ont pour seul but de vous informer. Vous ne devez recourir à aucune mesure particulière. Si vous avez des questions ou des remarques ou si vous souhaitez formuler des propositions sur ce courrier d’information ou sur la manière dont nous gérons la question de la protection des données, nous vous remercions de vous adresser à notre correspondant en la matière.
Juillet 2023